MailPoint løser to vesentlige behov: Deling av eposter i arbeidsgrupper og arkivering av korrespondanse på tvers av brukere.
Løsningen arkiverer all epost som passerer gjennom din Exchangeserver, og muliggjør dermed rask og enkel gjenfinning av korrespondanse. Lynraske søk etter epost gjøres tilgjengelig for alle brukere, enten som fritekstsøk i melding OG vedlegg, eller som strukturerte søk ved hjelp av arkivkoder ("Tags").
Tagging av epost er nøkkelen til deling av meldinger. Post uten tags er kun tilgjengelig for eieren av meldingen, mens merkede meldinger er tilgjengelig for alle som er gitt tilgang til det tag eller den tagtypen som er benyttet. Tagging skjer manuelt, av den enkelte bruker, eller automatisk ved hjelp av personlige eller globale serverregler. Tags kan knyttes opp mot epostlister i SharePoint, slik at informasjon relatert til feks et prosjekt automatisk publiseres til deltagerne i et en arbeidsgruppe.
Brukere med "legal" tilgang kan søke etter meldinger på tvers av tags og brukere. Alle legal handlinger logges fortløpende. Denne funksjonen er nyttig i forbindelse med foretningstvister der muligheten til rask rekonstruksjon av kommunikasjon om et saksområde er avgjørende.
Brukere forholder seg til MailPoint enten via et web interface eller gjennom et intuitivt tillegg ("plugin") i Outlook.
For mer informasjon om løsningen se www.mailpoint.no